Toute entreprise employant au moins un salarié est soumise à des obligations légales en matière de tenue de registres.
Ces obligations visent à garantir l’information des salariés, la prévention des risques professionnels et la conformité de l’employeur en cas de contrôle.
Souvent perçues comme administratives, elles constituent pourtant un élément essentiel de sécurisation juridique et sociale de l’entreprise. Déménagement, évolution des effectifs ou mise en place d’un CSE sont autant d’occasions de vérifier sa conformité.
REGISTRES OBLIGATOIRES
Au-delà des affichages réglementaires, l’employeur doit également tenir à jour un certain nombre de registres obligatoires. Ces documents constituent des outils essentiels de suivi social, de prévention et de traçabilité, et peuvent être contrôlés à tout moment par l’Inspection du travail.
Registre unique du personnel
Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, des stagiaires et des personnes volontaires en service civique, les dates d’entrée et de départ.
Un registre du personnel doit être ouvert dès l’embauche du 1er salarié.
Aucune forme spécifique n’est imposée, mais certaines mentions sont obligatoires.
Ce registre peut être sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE).
Il est tenu à la disposition de l’inspection du travail et des membres du CSE.
À noter
Le registre unique du personnel n’est pas obligatoire pour les associations et les fondations utilisant le chèque-emploi associatif.
Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
Ce document répertorie l’ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs de l’entreprise.
Les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés doivent être listés et mis à jour dans ce document.
Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement
Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement permet aux salariés de signaler tout risque grave pour la santé publique ou l’environnement lié à l’activité de l’entreprise.
C’est un registre spécial dont les pages sont numérotées, il doit être daté et signé. Il est tenu, sous la responsabilité de l’employeur, à la disposition des membres de la délégation du personnel au CSE.
À noter
Lorsque l’entreprise possède plusieurs sites de travail, un seul registre est mis en place à condition qu’il n’existe qu’un seul CSE.
Registre des questions du comité social et économique (CSE)
Le registre des questions du CSE sert à consigner toutes les questions posées par les élus du CSE à l’employeur, ainsi que les réponses écrites et motivées de celui-ci. Il est tenu à la disposition des salariés, de l’inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés où est mis en place un CSE, un registre est obligatoire.
Registre des dangers graves et imminents
Le registre des dangers graves et imminents indique les alertes déclenchées. Elles peuvent être indiquées par un salarié ou un membre du CSE qui constate une situation présentant un risque sérieux et immédiat pour la santé ou la vie des travailleurs.
Les pages de ce registre sont numérotées et authentifiées par le tampon du CSE.
Ce registre est tenu, sous la responsabilité de l’employeur, à la disposition des membres du CSE.
Registre ou tableau organisant le travail en équipe
En cas d’organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, un registre ou un tableau est tenu à jour.
Il est tenu à la disposition de l’inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.
À noter
Les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire sont inscrits sur ce registre.
Registre des vérifications électriques
Le registre des vérifications électriques permet de regrouper les documents (attestations, consignes, rapports, etc.) concernant les contrôles électriques que l’employeur effectue ou fait effectuer.
Ce registre est tenu à la disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail.
Registre des activités de traitement des données personnelles
Le registre des activités de traitement permet de recenser les traitements de données et d’avoir une vue d’ensemble des utilisations de ces données personnelles.
À noter
Toute entreprise qui réalise un traitement de données a des obligations en matière de protection des données personnelles (RGPD).
La tenue des registres obligatoires est un pilier de la gestion sociale et administrative de l’entreprise. Elle permet d’assurer la traçabilité des informations et de répondre sereinement à tout contrôle.
- Contrôler la bonne tenue des registres obligatoires
- Vérifier leur mise à jour régulière
- S’assurer de leur accessibilité en cas de contrôle
- Sécuriser les pratiques internes
Des registres conformes et à jour renforcent la fiabilité et la sécurité juridique de l’entreprise.
La conformité administrative ne se limite pas à la tenue des registres : les obligations d’affichage font également partie intégrante des responsabilités de l’employeur.
